GAMA
Términos y condiciones
Documento independiente — licencia y uso de la plataforma GAMA
Última actualización: 5 de septiembre de 2026
1. Aceptación de los términos
Al acceder, registrarse o utilizar la plataforma GAMA (en adelante, la «Plataforma»), el usuario —ya sea persona natural o jurídica que actúe en nombre de un negocio de barbería u otro establecimiento de servicios personales— declara haber leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones de Uso, así como la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos.
Si no está de acuerdo con estos documentos, debe abstenerse de usar la Plataforma.
2. Descripción del servicio
GAMA es una plataforma en la nube orientada a la operación de barberías y negocios afines. Su propuesta de valor es: «Tu estilo, tu momento».
Entre sus funcionalidades se incluyen, sin limitarse a ellas: reservas y agenda, gestión de clientes, punto de venta y caja, inventario, fidelización y premios, equipo y comisiones, contabilidad y documentos, reportes e inteligencia de negocio, roles y permisos, notificaciones (por ejemplo correo o WhatsApp cuando el negocio las configure), pasarelas de pago habilitadas e integraciones administrativas asociadas.
Las características disponibles pueden variar según el plan contratado, la configuración del negocio y las integraciones habilitadas.
3. Registro de usuarios
- El usuario es responsable de la veracidad y actualización de la información registrada (datos del negocio, NIT u otros identificadores, contacto, etc.).
- Debe mantener confidencial su contraseña y credenciales de acceso; toda actividad realizada con su cuenta se presume autorizada por el titular de la cuenta, salvo notificación oportuna de uso no autorizado.
- No está permitido compartir usuarios o contraseñas entre personas no autorizadas ni revender accesos.
- GAMA podrá suspender o cancelar cuentas por uso indebido, incumplimiento de estos términos, actividades ilegales o riesgo para la seguridad del servicio.
4. Licencia de uso
El uso se limita al período y alcance del plan contratado y a los cupos publicados para ese plan (por ejemplo usuarios, sucursales y cajas), según el catálogo vigente al momento de la contratación o renovación.
La Plataforma se licencia por suscripción; no se transfiere propiedad del software.
Queda prohibido copiar, descompilar, modificar, sublicenciar, revender o explotar comercialmente el sistema sin autorización escrita.
Queda prohibido intentar vulnerar la seguridad, realizar ingeniería inversa no permitida por la ley o interferir con la operación del servicio.
5. Facturación electrónica (Colombia)
El cliente es el único responsable del cumplimiento de sus obligaciones tributarias, contables y de facturación ante la DIAN y demás autoridades competentes.
GAMA actúa como herramienta tecnológica que facilita la elaboración, numeración y, cuando corresponda, el envío o registro de documentos electrónicos según el modo de facturación configurado por el cliente en Contabilidad / configuración fiscal.
El precio de la licencia GAMA (plan mensual, anual u otra periodicidad publicada) es el indicado en la vitrina de planes al momento de la compra y no incluye, salvo acuerdo escrito expreso, los costos de terceros (certificados digitales, proveedores tecnológicos, cuotas DIAN u otros).
Los montos que el cliente pague a proveedores tecnológicos, entidades certificadoras, la DIAN, pasarelas de pago u otros terceros son independientes de la licencia GAMA y se rigen por las tarifas de cada proveedor. GAMA no fija ni controla esos precios.
Modo de configuración fiscal en la Plataforma: el cliente obtiene y mantiene, cuando aplique, certificado digital, identificadores técnicos, resolución de facturación, rangos de numeración y habilitación ante la DIAN u otro esquema que configure. Si se habilitan integraciones con proveedores externos, el cliente las contrata, configura y paga por separado.
No se garantiza la disponibilidad permanente de servicios de terceros (DIAN, proveedores tecnológicos, pasarelas de pago, APIs de mensajería u otras). Fallos, rechazos, validaciones o indisponibilidad atribuibles a esos servicios no constituyen incumplimiento de GAMA.
El cliente debe verificar que los datos del emisor, resoluciones, rangos de numeración y certificados estén vigentes y correctamente configurados. Al activar facturación electrónica en la configuración del negocio, el cliente declara haber leído esta sección y aceptar el reparto de costos y responsabilidades aquí descrito.
6. Disponibilidad del sistema
GAMA realizará esfuerzos razonables para mantener la Plataforma operativa. No obstante, pueden producirse mantenimientos programados, actualizaciones, interrupciones por fallas de internet, proveedores de hosting (por ejemplo infraestructura de frontend, backend o base de datos) o fuerza mayor.
Se recomienda al cliente planificar ventanas de mantenimiento y contar con procedimientos operativos alternos para contingencias (agenda, caja y atención al público).
7. Protección de datos
El tratamiento de datos personales se describe en la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos, la cual forma parte integral de la relación con el usuario.
En términos generales, la Plataforma trata datos de identificación, contacto, operación comercial (reservas, ventas, inventario, equipo, clientes, fidelización) y datos técnicos de uso, con fines de prestación del servicio, soporte, seguridad y mejora del producto, conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias de protección de datos en Colombia (Habeas Data).
8. Pagos y suscripciones
- Los planes, precios y periodicidad de cobro se informan al momento de la contratación o en el catálogo / comunicaciones comerciales vigentes del operador de la Plataforma.
- El acceso puede suspenderse por falta de pago, vencimiento de licencia o incumplimiento contractual.
- Salvo disposición legal imperativa o acuerdo escrito distinto, los pagos por periodos ya iniciados no son reembolsables.
- Los impuestos aplicables (IVA u otros) se facturarán según la normativa colombiana cuando corresponda.
9. Responsabilidad del usuario
- No utilizar la Plataforma para actividades ilegales, lavado de activos, fraude o suplantación.
- No alterar información fiscal, inventarios, reservas, fidelización o registros con fines fraudulentos.
- No intentar acceder a cuentas, negocios o datos de terceros sin autorización.
- No introducir virus, malware ni realizar ataques contra la infraestructura.
10. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley colombiana, GAMA y su titular no serán responsables por lucro cesante, pérdida de datos, daños indirectos, caídas de internet, errores operativos del usuario, configuraciones incorrectas o fallos de servicios integrados de terceros.
La responsabilidad total de GAMA frente al cliente, por cualquier concepto relacionado con el servicio, se limitará al monto efectivamente pagado por el cliente por la suscripción en los doce (12) meses anteriores al hecho que originó la reclamación, salvo dolo o culpa grave demostrada.
GAMA tampoco será responsable por pérdidas económicas, lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio, decisiones comerciales, errores administrativos, tributarios o contables que el cliente adopte con base en la información generada por la Plataforma.
Corresponde exclusivamente al cliente verificar la exactitud de la información antes de tomar decisiones financieras, comerciales, tributarias o administrativas.
11. Soporte técnico
El soporte se presta por los canales habilitados en la Plataforma (por ejemplo módulo de ayuda, tickets o correo de soporte indicado al final de estos términos).
Horario de atención referencial: días hábiles en Colombia, en horario comercial (sujeto a cambios que se comunicarán por los canales oficiales).
El soporte cubre incidencias razonables del producto licenciado; no incluye asesoría tributaria, contable o legal, ni capacitación ilimitada salvo acuerdo comercial específico.
12. Cancelación de cuentas
GAMA podrá suspender o cancelar el acceso por incumplimiento de estos términos, falta de pago, fraude, riesgo de seguridad o requerimiento de autoridad competente.
El cliente puede solicitar la cancelación de su suscripción conforme a los canales de contacto; se recomienda exportar copias de seguridad antes de la baja definitiva.
Las cuentas inactivas por períodos prolongados podrán ser archivadas o eliminadas según políticas internas de retención, previo aviso cuando sea razonablemente posible.
13. Propiedad intelectual
La Plataforma GAMA, incluyendo su marca, logotipos, diseño, interfaz, código fuente, documentación, bases de datos estructuradas, manuales, contenido, elementos gráficos, funcionalidades y demás componentes del software, son propiedad de GAMA o de su titular legal, según corresponda, y están protegidos por la legislación colombiana e internacional sobre propiedad intelectual.
Nada de lo dispuesto en estos Términos transfiere al cliente derechos de propiedad sobre la Plataforma.
El cliente conserva la propiedad de toda la información, documentos, servicios, clientes, ventas, inventarios, reservas, fidelización y demás datos que registre dentro de la Plataforma.
Queda prohibido utilizar la marca GAMA o cualquiera de sus elementos distintivos sin autorización previa y por escrito.
14. Modificaciones de los términos
Estos términos pueden actualizarse en cualquier momento. La versión vigente se publicará en la Plataforma con la fecha de última actualización.
El uso continuado del servicio después de publicados los cambios implica aceptación de la nueva versión, salvo que la ley exija un consentimiento adicional.
15. Legislación aplicable
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.
Cualquier controversia se someterá a los jueces competentes de Colombia, sin perjuicio de mecanismos alternativos de solución de conflictos que las partes acuerden por escrito.
16. Respaldo de información
La Plataforma puede ofrecer herramientas o políticas de copia de seguridad, pero el cliente es responsable de verificar periódicamente que sus datos críticos (reservas, ventas, inventario, configuración fiscal, clientes, etc.) estén respaldados y de conservar copias externas cuando su operación lo requiera.
GAMA no garantiza la recuperación de información eliminada por el usuario o por procesos autorizados de limpieza de datos.
17. Accesos del personal del cliente
El cliente es responsable de los permisos, roles y credenciales que otorgue a sus empleados o colaboradores dentro de la Plataforma (por ejemplo dueño, recepción, barbero u otros roles configurados).
Toda acción realizada por usuarios creados bajo la cuenta del negocio es responsabilidad del titular de la licencia, quien debe capacitar a su personal en el uso adecuado del sistema.
18. Integraciones con terceros
Las integraciones con pasarelas de pago, mensajería (WhatsApp u otros), correo, infraestructura de nube, la DIAN, impresoras, APIs u otros servicios pueden cambiar, limitarse o dejar de estar disponibles por decisiones de terceros o por actualizaciones normativas.
GAMA no controla las políticas, precios ni disponibilidad de dichos proveedores externos.
19. Fuerza mayor
GAMA no será responsable por retrasos, interrupciones o incumplimientos derivados de eventos fuera de su control razonable, incluyendo, entre otros, desastres naturales, incendios, inundaciones, terremotos, pandemias, conflictos laborales, actos de autoridad, fallas masivas de internet, interrupciones del servicio eléctrico, ataques cibernéticos de gran escala, conflictos armados, disturbios civiles o fallas de proveedores tecnológicos.
En estos casos, GAMA realizará esfuerzos comercialmente razonables para restablecer la prestación del servicio en el menor tiempo posible.
20. Uso aceptable
El usuario se compromete a utilizar la Plataforma de forma legal, ética y responsable.
Queda prohibido:
- Utilizar la Plataforma para actividades ilegales.
- Realizar fraude o suplantación de identidad.
- Intentar acceder a cuentas, negocios o información de otros clientes sin autorización.
- Alterar, desactivar o afectar el funcionamiento del sistema.
- Ejecutar ataques informáticos o pruebas de penetración sin autorización escrita.
- Introducir virus, malware o cualquier software malicioso.
- Utilizar robots, scripts o herramientas automatizadas para afectar el rendimiento del servicio.
- Revender, sublicenciar o comercializar la Plataforma sin autorización expresa.
GAMA podrá suspender temporal o definitivamente las cuentas que incumplan estas disposiciones.
21. Seguridad de la cuenta
El cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y, cuando esté habilitado, de los factores de autenticación adicionales (por ejemplo MFA).
Deberá notificar inmediatamente a GAMA cualquier sospecha de acceso no autorizado, pérdida de contraseña, robo de credenciales o cualquier incidente de seguridad relacionado con su cuenta.
GAMA podrá bloquear temporalmente el acceso cuando detecte actividades inusuales o riesgos que puedan comprometer la seguridad de la Plataforma, de otros clientes o de la infraestructura tecnológica.
22. Conservación y eliminación de datos
Una vez cancelada la suscripción, GAMA podrá conservar la información del cliente durante un período máximo de noventa (90) días con el único propósito de permitir su recuperación, salvo que exista una obligación legal diferente.
Transcurrido dicho plazo, la información podrá eliminarse de forma permanente e irreversible.
Es responsabilidad del cliente exportar o respaldar sus datos antes de solicitar la cancelación definitiva del servicio.
23. Registros de auditoría
Con el fin de garantizar la seguridad, trazabilidad, soporte técnico y cumplimiento normativo, GAMA podrá registrar eventos relacionados con el uso de la Plataforma, incluyendo inicios y cierres de sesión, cambios de configuración, modificaciones de información, operaciones administrativas y demás actividades relevantes realizadas por los usuarios.
Estos registros podrán utilizarse exclusivamente para fines de seguridad, soporte técnico, investigación de incidentes y cumplimiento de obligaciones legales.
24. Actualizaciones de la Plataforma
GAMA podrá realizar actualizaciones, mejoras, correcciones, modificaciones de diseño, nuevas funcionalidades o cambios técnicos cuando lo considere necesario para mejorar la seguridad, estabilidad, rendimiento o cumplimiento legal de la Plataforma.
Estas actualizaciones podrán implementarse sin previo aviso cuando sean necesarias por razones de seguridad, mantenimiento o cumplimiento normativo.
25. Comunicaciones
El cliente acepta recibir comunicaciones relacionadas con la prestación del servicio, incluyendo información sobre facturación, renovaciones, vencimientos, mantenimiento, actualizaciones, incidentes de seguridad, cambios importantes en la Plataforma y modificaciones de estos Términos y Condiciones.
Estas comunicaciones podrán enviarse mediante correo electrónico, notificaciones dentro de la Plataforma, mensajes de WhatsApp u otros medios de contacto suministrados por el cliente.
26. Separabilidad
Si cualquier disposición de estos Términos y Condiciones fuese declarada inválida, ilegal o inaplicable por una autoridad competente, dicha circunstancia no afectará la validez de las demás disposiciones, las cuales continuarán plenamente vigentes y producirán todos sus efectos legales.
27. Cesión
GAMA podrá ceder total o parcialmente los derechos y obligaciones derivados de estos Términos y Condiciones en caso de reorganización empresarial, fusión, adquisición, venta de la Plataforma o cambio de titularidad.
Dicha cesión no afectará los derechos previamente adquiridos por los clientes.
28. Edad mínima y capacidad legal
La Plataforma está dirigida a personas mayores de edad y a empresas legalmente constituidas.
Al utilizar GAMA, el usuario declara que cuenta con la capacidad legal necesaria para aceptar estos Términos y celebrar contratos conforme a la legislación colombiana.
29. Contacto
Para consultas relacionadas con estos Términos y Condiciones o con el funcionamiento de la Plataforma, el usuario podrá comunicarse mediante los canales oficiales de GAMA.
- Correo electrónico: [email protected]
- Sitio web: https://app-gama.com
- Horario de atención: días hábiles en Colombia, salvo comunicación en contrario.
Este documento es informativo y adapta el marco contractual de la Plataforma GAMA. Para operación en producción conviene revisarlo con un abogado según tu jurisdicción y modelo de negocio.